Pri evidencii novej stavby sa zobrazí formulár na zaevidovanie základných údajov stavby. Evidencia údajov stavby začína evidenciou základných identifikačných a finančných údajov súvisiacich s realizáciou stavby a popisom novej stavby. Polia označené hviezdičkou sú povinné.

V IDENTIFIKAČNÝCH ÚDAJOCH oprávnený používateľ definuje PK, na ktorej bude stavba realizovaná. Pri zadaní prvých znakov čísla PK aplikácia ponúkne zoznam, z ktorého používateľ vyberie požadovanú PK. Pri zadávaní investora, stavebníka, projektanta a zhotoviteľa novej stavby zadávateľ pomocou ikony aktivuje zoznam zaregistrovaných organizácií, z ktorého vyberie požadovanú organizáciu, ktorú tak priradí konkrétnej roli. Zoznam organizácií možno filtrovať na základe názvu organizácie a IČO. Filtráciu používateľ aktivuje stlačením tlačidla Filtrovať.

V prípade, že požadovaná organizácia nie je v zozname registrovaných organizácií, môže používateľ pridať dočasnú organizáciu pomocou tlačidla Pridať dočasnú organizáciu. V otvorenom formulári zadá Názov a IČO novej organizácie a jej vytvorenie potvrdí tlačidlom Vytvoriť a vybrať.

Stav záznamu stavby popisuje stav evidencie stavby v systéme. Stavba sa môže nachádzať v 4 stavoch:

Legislatívny stav môže nadobúdať tri statusy, a to stavba vo výstavbe, stavba v predčasnom užívaní a stavba v riadnom užívaní. Legislatívny stav stavby môže meniť iba používateľ v roli Referent DS a Administrátor.

Pri zdroji financovania zadávateľ môže vybrať z preddefinovaného zoznamu zdroj financovania novej stavby. V prípade, že je zdroj financovania iný, zvolí možnosť IN-iný.

V POPISE STAVBY je potrebné zadať charakter stavby, ktorý presnejšie špecifikuje typ stavby na PK.

Medzi ďalšie povinné údaje v POPISE STAVBY patrí definovanie jej realizovanej dĺžky a dĺžky hlavnej trasy. Každej novej stavbe možno doplniť poznámku a dôvod stavby. Pre lokalizáciu jednotlivých objektov stavby je potrebné tiež zvoliť súradnicový systém, v ktorom sa budú objekty stavby zadávať (S-JTSK, WGS84). Zaevidovanie novej stavby možno potvrdiť tlačidlom Potvrdiť a pokračovať. Po potvrdení sa objaví okno so základnými údajmi a priradeným číslom novej stavby. Stavbu je možné editovať po stlačení tlačidla Upraviť a po úprave spätne uložiť tlačidlom Uložiť. V prípade že používateľ nechce uložiť editáciu základných údajov, môže ju zrušiť tlačidlom Zrušiť.

Evidencia údajov stavby pokračuje evidenciou objektov stavby v záložke Objekty stavby. Objekty stavby možno pridávať stlačením tlačidla Upraviť a následne tlačidlom Pridať objekt stavby.

Pri zadaní nového objektu stavby je potrebné vyplniť IDENTIFIKAČNÉ ÚDAJE objektu a definovať jeho LOKALIZÁCIU. Pre všetky typy objektov stavby je spoločný atribút činnosť, ktorý definuje stavebnú činnosť na objekte (novostavba, rekonštrukcia, modernizácia, demolácia a iné) a predmet tejto činnosti.

Medzi ďalšie spoločné atribúty o vytváranom objekte stavby patrí Názov objektu a činnosti a Identifikačné číslo (podľa PD). Atribút Správca majetku je prístupný pre typ objektu stavby: CK, MK, KR, TU, ZP, ZM, OM, PR a PS. Pre tieto objekty je povinný. Správcu majetku používateľ vyberie zo zoznamu zaregistrovaných organizácií, ktorý aktivuje ikonou .

Ku každému objektu stavby možno pridať podrobnejší Popis činnosti a prideliť mu Legislatívny stav (vo výstavbe, v predčasnom užívaní a v riadnom užívaní). V identifikačných údajoch oprávnený používateľ vypĺňa dôležité dátumy týkajúce sa aj finančných nákladov a záručnej doby.

LOKALIZÁCIU objektov stavby zadáva používateľ pomocou súradnicového systému, ktorý si predvolil pri vytváraní stavby. Po zadefinovaní súradníc sa zobrazí lokalizácia objektu v mapovom komponente.

Po zadefinovaní lokalizácie a všetkých povinných atribútov nového objektu stavby je potrebné uložiť objekt stavby tlačidlom Uložiť. Všetky objekty stavby sa uložia do zoznamu objektov.

Každý objekt stavby v zozname objektov danej stavby možno editovať. Ak chceme objekt zo zoznamu vymazať, použijeme ikonu na pravej strane každého objektu stavby v zozname objektov. Ikona je aktívna iba po stlačení tlačidla Upraviť pod zoznamom objektov stavby.

Prechod na detail objektu stavby je možný po kliknutí na ikonu lupy. Všetky údaje v detaile objektu stavby je možné editovať po stlačení tlačidla Upraviť v detaile objektu stavby.

Dokumentáciu každej stavby možno doplniť prílohami. Záložka Prílohy poskytuje prehľad elektronických súborov súvisiacich so stavbou alebo stavebnou činnosťou, vrátane previazania na objekty, ktorých sa týkajú. Pridať prílohu je možné pomocou tlačidla Pridať novú prílohu.

Pri pridaní prílohy treba prílohu načítať pomocou tlačidla Prehľadávať a definovať Typ a Popis prílohy. Názov prílohy sa vyplní automaticky po načítaní prílohy. Príloha sa môže vzťahovať na konkrétny objekt stavby, alebo viac objektov stavby. V zozname objektov stavby je možné zaškrknutím zvoliť predmetné objekty, ktorých sa príloha týka. V prípade, ak sa týka príloha celej stavby a nevzťahuje sa na konkrétny objekt/skupinu objektov, nezaškrtáva sa žiaden objekt. Príloha sa pridá po stlačení tlačidla Pridať.

Po pridaní sa zobrazí príloha v zozname príloh, z ktorého sa dá mazať, poprípade sa dá editovať. Vymazať prílohu možno iba v editačnom režime zoznamu príloh (aktivujeme ho tlačidlom Upraviť pod zoznamom príloh).

Žurnál stavby poskytuje filtrovaný pohľad na žurnál (len udalosti, ktoré sa týkajú otvoreného záznamu o stavbe) a o úlohách generovaných pre iné systémy, ktoré súvisia s evidovanou stavbou.

V spodnej časti detailu stavby sa nachádzajú tlačidlá, ktoré automaticky menia stav záznamu stavby. Po vytvorení novej stavby a uložení základných údajov je stavba v stave Zaevidovaná a je aktívne tlačidlo Potvrdiť. Týmto tlačidlom Referent IV (prípadne Referent DS alebo Projektant) potvrdzuje správnosť údajov stavby a stavba prejde do stavu Potvrdená. Pokiaľ Referent DS neuzavrie záznam, môže Referent IV kedykoľvek vrátiť záznam späť tlačidlom Zrušiť potvrdenie.

Referent DS môže v prípade neúplnosti záznamu o stavbe v užívaní, alebo v prípade nekorektných údajov vrátiť stavbu Referentovi IV na doplnenie tlačidlom Vrátiť Referentovi IV na doplnenie. Ak sú údaje správne, Referent DS môže uzavrieť záznam tlačidlom Uzavrieť záznam, čím finálne potvrdí správnosť všetkých údajov. V prípade potreby môže Referent DS zrušiť uzavretie záznamu tlačidlom Zrušiť uzavretie záznamu. Pomocou tlačidla Vytlačiť sa stiahne report stavby vo formáte PDF.

Pomocou tlačidiel Označiť stavbu alebo vybrané objekty ako v predčasnom užívaní sa otvorí okno na výber objektov stavby, ktoré majú prejsť do predčasného užívania.

Pri odovzdaní do predčasného užívania je potrebné vyplniť dátum uvedenia stavby do prevádzky a označiť objekty stavby, alebo celú stavbu. Tiež je možné pridať súbor s rozhodnutím o povolenie predčasného užívania.